Co sądzisz o spotkaniach?
Czy są to wydarzenia, które w Twoim odczuciu mają potencjał do zmian i przedstawiania nowych pomysłów? A może są to wydarzenia, które wywołują w Tobie poczucie nudy i sprawiają, że nie możesz się doczekać porannego wyjścia do pracy?
Większość ludzi nie ma zdania na temat spotkań, ale ta mieszanka opinii doprowadziła do utrwalenia się kilku błędnych przekonań na temat tego, czym są te wydarzenia i jak są prowadzone. Jak wszystko w życiu, możemy zmienić sposób prowadzenia zebrania, możemy zmienić czas jego trwania, możemy zmienić sprawy, które są omawiane, i możemy zmienić także sposób ich omawiania. Spotkania nie muszą być nudne, nie muszą być zbyt długie i nie zawsze muszą polegać na formalnych dyskusjach, które nie pozostawiają miejsca na kreatywność.
Jeśli jesteś jedną z tych osób, które nie budzą się rano z chęcią pójścia do pracy, dosłownie z powodu obecności spotkania w planie dnia, to ta rozmowa, miejmy nadzieję, zmieni Twoje zdanie. Spotkania mogą być użyteczne, innowacyjne i mogą być - ośmielamy się to powiedzieć - przyjemne!
Sale posiedzeń zarządu to na ogół miejsca, do których ludzie boją się wchodzić. Powodem tego jest fakt, że kojarzą się one z zebraniami dyscyplinarnymi i rozmowami, podczas których zazwyczaj robi się coś złego. Z tego powodu sala posiedzeń zarządu roztacza wokół siebie aurę strachu - już od drzwi, od środka pomieszczenia. To musi się zmienić. Twoja przestrzeń potrzebuje nowego układu sali konferencyjnej, musi być miejscem, które inspiruje do pomysłów i emanuje aurą pozytywności. Jeśli uda Ci się to osiągnąć i jeśli wyposażysz swoją przestrzeń w wygodne meble biurowe, pozbędziesz się tych błędnych przekonań na dobre. Wystarczy tylko trochę sprytnego planowania przestrzeni biurowej i kilka mebli biurowych na miarę!
Aby zwrócić uwagę na ten problem i odwrócić jego bieg, porozmawiajmy o niektórych z tych powszechnych błędnych przekonań dotyczących spotkań.
Powszechne błędne przekonania na temat spotkań i dlaczego tak nie jest
Pracownicy spędzają zbyt dużo czasu na spotkaniach, a za mało na pracy
Problem polega na tym, że aby cokolwiek zrobić, trzeba dyskutować, więc to błędne przekonanie jest nieco wsteczne w swojej logice. Niemniej jednak, jeśli Twoje spotkania nie kończą się konkretnymi punktami działania, a są po prostu pogawędkami, które kręcą się w kółko, to jest to coś, czym należy się zająć, jeśli chodzi o czas zmarnowany, a nie produktywny.
Może się wydawać, że biegasz od spotkania do spotkania, a nigdy nie siedzisz przy biurku i nie wykonujesz pracy wymaganej na danym stanowisku, ale kiedy faktycznie usiądziesz i przyjrzysz się spędzonemu czasowi, prawdopodobnie będzie on znacznie krótszy, niż Ci się wydaje. Godzina dziennie na spotkaniach? Nie jest to zbyt wiele, jeśli się nad tym zastanowić, a z pewnością pozostaje więcej niż wystarczająco dużo czasu na resztę pracy, która musi być wykonana. Odpowiedź na to pytanie brzmi: po prostu monitoruj ilość czasu, jaką realnie spędzasz na spotkaniach, i upewnij się, że nie jest to więcej niż jedna czwarta całego dnia.
Spotkania nigdy niczego nie prowadzą do celu i są stratą czasu
Kolejnym błędnym przekonaniem jest to, że ludzie po prostu siedzą w wygodnych fotelach w sali konferencyjnej i rozmawiają o rzeczach, które w ogólnym rozrachunku nie są tak ważne. Spotkania nie są stratą czasu, jeśli są sprawnie prowadzone i jeśli w centrum dyskusji znajduje się sedno sprawy, tzn. nie dochodzi do sytuacji, w której można zboczyć z tematu i porozmawiać o czymś, co nie jest istotne. W tym celu należy zadbać o to, aby przed spotkaniem został rozesłany porządek obrad, a przewodniczący trzymał się go, kierując dyskusję z powrotem, jeśli zboczy ona z tematu.
Innym kluczowym elementem tego błędnego przekonania jest to, że aby spotkania były produktywne, a nie były stratą czasu, na końcu każdego punktu porządku obrad należy potwierdzić punkty działania. Na przykład, należy określić i zanotować wynik dyskusji, punkt działania do wykonania oraz osobę odpowiedzialną za to, a także termin wykonania tego działania. To jest naprawdę produktywny czas spędzony przy stole konferencyjnym i wcale nie jest to czas stracony!
Spotkania to staromodny sposób
Młodsi pracownicy mogą uważać, że spotkania to staromodny sposób załatwiania spraw, a rozmowy za pośrednictwem poczty elektronicznej i wideorozmowy są bardziej pozytywną i przyszłościową opcją. Prawda jest taka, że niezależnie od tego, czy rozmawiacie za pośrednictwem wideorozmowy, czy poczty elektronicznej, wciąż omawiacie ten sam temat i wciąż pracujecie nad podjęciem decyzji w danej sprawie. Czy ma znaczenie, jak to się robi? Spotkania są lepszym rozwiązaniem, ponieważ pozwalają na komunikację jeden na jeden, bez obaw o nieporozumienia lub niewłaściwe odebranie dyskusji tekstowej.
Oczywiście wiele firm korzysta z innych metod pracy, np. pracy na odległość lub korzystania z usług freelancerów przy zlecaniu zadań na zewnątrz. Może się zdarzyć, że trzeba będzie przeprowadzić dyskusję, a w takim przypadku rozmowa w cztery oczy może być niemożliwa. Wtedy właśnie wideorozmowy i drogi technologiczne są bardzo przydatne, ale nie powinny być jedynym sposobem prowadzenia spotkań w firmie. Połączenie tych dwóch sposobów jest najlepszym sposobem na zapewnienie, że wszyscy są informowani o tym, o czym powinni być informowani, a także sposobem na to, aby każdy mógł się wypowiedzieć w ważnych kwestiach dotyczących firmy.
Delegaci na spotkaniach nie słuchają
Istnieje przekonanie, że większość osób siedzących na spotkaniach tak naprawdę marzy o tym, co zrobi na obiad lub co będzie robić w weekend. Nie możemy w 100% stwierdzić, że tak nie jest w przypadku niektórych osób w sali, ale ogólnie rzecz biorąc, większość ludzi chce zakończyć spotkanie, aby móc wrócić do swojego biurka i dokończyć pracę. Usprawniony porządek obrad i wysokiej jakości krzesło sprawią, że spotkanie zakończy się tak szybko, jak to możliwe, bez konieczności siedzenia i śnienia o innych rzeczach, tylko po to, aby umilić sobie czas!
Wiele osób podczas spotkania próbuje pracować wielozadaniowo, np. sprawdzając pocztę elektroniczną i słuchając dyskusji. Dobrym sposobem na wyeliminowanie tego zjawiska jest niewpuszczanie telefonów i tabletów do sali konferencyjnej, a także zapewnienie, że skupisz uwagę wszystkich uczestników i przejdziesz do sedna sprawy, której dotyczy spotkanie. Oczywiście, bardzo przydatne jest także wymyślenie innowacyjnego, pozytywnego i przyciągającego uwagę sposobu prowadzenia spotkania. Warto pomyśleć o interaktywnych tablicach, prezentacjach, które są humorystyczne i ciekawe, oraz otwartych dyskusjach, które toczą się wokół stołu. Pozwoli to skupić uwagę, bez pokusy wielozadaniowości.
Zmienia się sposób prowadzenia spotkań
Technologia zmieniła wszystko, w tym także sposób prowadzenia i wykorzystywania spotkań. Wspomnieliśmy o idei wideokonferencji, która z pewnością sprawiła, że świat stał się mniejszy, zwłaszcza dla firm, które współpracują z freelancerami, osobami pracującymi na odległość lub klientami z całego świata. Całkowicie możliwe jest przeskakiwanie stref czasowych i prowadzenie dyskusji w czasie rzeczywistym - coś, czego jeszcze kilkadziesiąt lat temu nie można było sobie wyobrazić!
Oczywiście oznacza to, że sposób prowadzenia spotkań również uległ całkowitej zmianie. Nie siedzimy już i nie słuchamy, jak jedna osoba mówi, ale dyskutujemy i współpracujemy. Nie trzymamy się sztywnego formatu, lecz pozwalamy mu się zmieniać w zależności od tematu spotkania. Chodzi o to, że możesz zmieniać swoje spotkania tak, aby odzwierciedlały charakter Twojej firmy i Twoich pracowników. Jeśli stwierdzisz, że regularne spotkania nudzą Twoich pracowników, zmieszaj je i spraw, by stały się okazją do współpracy! Niech będzie zabawnie, interaktywnie i upewnij się, że wszyscy słuchają, chodząc dookoła stołu i prosząc o pomysły od każdego.
Oczywiście kluczowa jest również wygoda, dlatego wyposaż salę konferencyjną w wygodne meble biurowe, które odzwierciedlają charakter pomieszczenia. Zadbaj o to, aby było jasne i przestronne, i sprawdź, jakie masz opcje, na przykład modułowe meble biurowe.
Czy byłeś ostatnio na spotkaniu, które naprawdę przykuło Twoją uwagę? Co sprawiło, że się wyróżniało? Czy zgadzasz się z błędnymi przekonaniami, które omówiliśmy, a może masz jakieś inne pomysły? Napisz do nas przez naszą stronę "kontakt" i sprawmy, by spotkania stały się bardziej innowacyjnym, kreatywnym i zabawnym procesem dla wszystkich, od tego momentu!
W końcu spotkanie to okazja, by coś zmienić, by Twój głos został usłyszany i byś podzielił się swoimi pomysłami.
Powiązane tematyWspólne błędne
przekonania dotyczące pracy biurowejWspólne
błędne przekonania dotyczące pracy zespołowej omówione
